Tutorial: Breve Manual para prepararse para sacar rentabilidad de una Feria Internacional

Las ferias internacionales pueden llegar a convertirse en importantes eventos comunicativos y de RRPP así como un primer paso para la Internacionalización de nuestras empresas, pero ¿cómo podemos sacarles partido para nuestra actividad comercial?

Para Fernando Le Monnier, Presidente de la Asociación profesional de marketing ferial, “la visita a una feria o salón responde a la búsqueda de información, conocimiento de nuevas tendencias y novedades de un sector, contacto con proveedores o colegas de profesión, adquisición e intercambio de conocimiento a través de jornadas técnicas, o simplemente el desarrollo de una experiencia lúdica en la cual invertir nuestro tiempo de ocio”.

CONCLUSIONES DEL ESTUDIO AFE “ASOCIACIÓN DE FERIAS ESPAÑOLAS”

Ocupan el 2º lugar en el ranking, sólo detrás de la venta directa, en lo que se refiere a su influencia en el proceso de venta.
El coste medio por visitante es un 45% inferior en una feria comercial que en una venta directa.
En un 91% de los casos, la participación en ferias comerciales constituye un factor clave para la toma de decisiones de compra, colocándose en primer lugar con respecto a fuentes de información.
Se suelen necesitar 4,3 visitas de media para cerrar una venta.
Para el 85% de las empresas, la participación en ferias supone un ahorro de costes importantes, al concentrar compradores y proveedores de productos y/o servicios en un mismo lugar.
El 80% de las empresas considera que las ferias comerciales constituyen la mejor oportunidad para discutir problemas y nuevas tendencias con otros profesionales del sector.
Aproximadamente el 52% de los potenciales clientes contactados en las ferias no precisan posteriores visitas para cerrar una venta. Por el contrario, un primer contacto en el domicilio del cliente potencial, requiere
El 71% de los visitantes comparten la información que obtienen en las ferias con 1 a 6 personas cuando regresan a sus empresas.
Por regla general, alrededor de un 50% de los visitantes, asisten por primera vez a la feria. Dado que nuevos operadores emergen en cada sector cada día , la feria es el lugar idóneo para contactar con ellos.
Alrededor del 80% de los visitantes de las ferias tienen poder de decisión en las compras o influyen en dichas decisiones respecto a los productos y servicios expuestos.

3 preguntas claves sobre ferias: ¿que son? ¿para que sirven? y ¿que ventajas aportan?

Objetivos de una feria:

Antes de asistir a una feria es preciso definir los objetivos que se persiguen. En general una feria persigue tres tipos de objetivos: comerciales, promocionales y de investigación.

El principal es de carácter comercial en el que se incluye: la generación de ventas, la introducción de nuevos servicios y productos (gracias al gran volumen y concentración de público objetivo y profesional), la fidelización de los actuales clientes (intentando fortalecer su relación), la penetración en mercados exteriores mediante la creación de contactos, la presentación de la empresa dentro de ese mercado y la evaluación de la reacción de ese público ante sus productos.
Para la imagen y promoción: la feria se utiliza como instrumento para reafirmar, crear o modificar una imagen de marca, siendo el principal medio de comunicación que permite destacar los aspectos particulares de una empresa en un entorno altamente competitivo. Es una técnica promocional directa, caracterizada por el contacto cara a cara entre la empresa y sus clientes.
Respecto a la investigación, una feria permite realizar encuentros, elaborar informes en un lugar reducido y dirigirse a un público muy concreto. De esta forma puede lanzar y testar nuevos productos para saber cómo serán recibidos a nivel general por los visitantes, medir la calidad de los servicios o productos que ya ofrecen, o analizar la competencia y el mercado para conocer sus nuevas necesidades.

Vamos a identificar los factores a tener en cuneta a la hora de seleccionar las ferias a las que vamos a participar

Publico Objetivo

Antes de decidir asistir a una feria como expositor es necesario evaluar el tipo de publico que asistirá. En él se entremezclan los profesionales, empresas y proveedores con los distribuidores/intermediarios y consumidores actuales y potenciales. Entre medias, existe un gran número de instituciones que participan activamente en toda feria y prescriptores y medios de comunicación que difundirán públicamente la existencia del evento y posicionarán competitivamente al sector en cuestión

Consumidores (propios o de la competencia). Es una oportunidad para conservar y satisfacer aquellos que ya están fidelizados y para intentar ganar a los que todavía no lo son.
Los profesionales del mercado, que pueden actuar como prescriptores.
La competencia, tener buenas relaciones con ella puede ser necesario y rentable.
Los proveedores. El cumplimiento de sus compromisos con la empresa tiene un peso enorme para mantener una posición en el mercado. Las ferias pueden valer para afianzar relaciones.
Los clientes intermediarios o distribuidores que optarán por favorecer a aquellas empresas de las que tenga una mejor imagen. La presencia en una feria y la atención a este público durante la misma ayuda a mejorar o consolidar la imagen de una organización.
Organismos públicos, tanto de dimensión nacional, regional o local. Siempre hay que tenerlos en cuenta para cualquier política de RRPP. Su invitación al stand de una empresa o a algún acto paralelo organizado por la misma servirán de cara al prestigio de la propia empresa y de su posicionamiento en la sociedad.
Mass media. Todos los medios estarán en la feria. La participación en una feria puede suponer una noticia, con las consecuencias positivas que ello puede reportar a una entidad. Una relación estrecha con ellos, sobre todo con los especializados, siempre debe estar presente en la política comunicativa.
La comunidad o conjunto de personas que residen en la misma zona geográfica o localidad en que se ubica la feria. Se pueden organizar actividades complementarias dirigidas a este público.

Además, subrayaremos las ventajas que ofrecen este tipo de eventos públicos para los expositores y visitantes:

Ventajas para los exposito

Establecer una interacción directa entre comprador y vendedor, cara a cara.
Tomar el pulso al mercado y conocer las tendencias actuales y futuras.
Relacionarse con otros profesionales del sector para comentar problemas y nuevas tendencias.
Establecer contactos comerciales: encontrarse con los clientes habituales y/o captar nuevos clientes.
Ganar cuota de mercado y reforzar la imagen de marca de la forma más económica y eficiente.
Obtener un alto volumen de información en un corto plazo de tiempo.
Comprobar el grado de satisfacción de los clientes reales o potenciales respecto a los productos de la empresa y los de los competidores.
Conocer a la competencia
Participar en jornadas y actos paralelos que ayudan a evaluar la evolución y tendencias del mercado.
Oportunidad para identificar posibles proveedores, subcontratistas, representantes, importadores y distribuidores.
Acelerar el proceso de decisión de compra.
Generar oportunidades de exportación. Las ferias proporcionan el acceso al mercado internacional al mejor precio y constituyen una auténtica plataforma en la estrategia de internacionalización de las empresas.
Investigar sobre la política de precios de la entidad respecto a la competencia.
Contribuir a reforzar la imagen de la empresa

Ventajas para los visitantes

Conocer las tendencias del sector
Comprobar directamente las características de los productos antes de la compra
Solucionar problemas y discutir las necesidades de la empresa representada con personal técnico
Pre-seleccionar a los vendedores que interesan y realizar compras cara a cara
Comparar precios y condiciones entre toda la oferta especializada.
Obtener información sobre novedades pues en las ferias se asiste en directo a demostraciones y presentaciones de productos.
Visitar a proveedores actuales y potenciales y comparar entre ellos.
Visitar a clientes actuales y potenciales
Asistir a congresos, seminarios y actos paralelos; fuente de información sobre tendencias y evolución del sector.
Proyectar una determinada imagen de poder de compra
Cambiar la imagen que el vendedor tiene de la empresa.
Evaluar las posibilidades de una participación futura como expositor.

Breve Manual para prepararse para sacar rentabilidad de una Feria Internacional

Prepararse adecuadamente para una feria internacional puede ayudar a maximizar la rentabilidad y obtener resultados exitosos. A continuación, se presenta un breve manual con consejos para prepararse y sacar el máximo provecho de una feria internacional:

Establecer objetivos claros: Antes de la feria, es importante fijar objetivos claros, medibles y realistas. Algunos ejemplos de objetivos podrían ser presentar el producto en el mercado objetivo, encontrar nuevos clientes, contactar posibles distribuidores, ampliar la red de representantes y conocer las tendencias del mercado y la competencia.
Planificar con anticipación: La preparación para una feria internacional debe comenzar varios meses antes del evento. Es recomendable empezar a preparar la participación en una feria unos nueve meses antes de que se celebra. Algunos aspectos a considerar durante la planificación incluyen:

Presupuesto: Incorporar tanto los gastos relacionados directamente con la feria, como el alquiler del espacio, el diseño y montaje del stand, los posibles envíos y almacenamiento del producto, así como los gastos derivados del personal, como viaje y alojamiento.
Equipo de trabajo: Escoger el equipo adecuado para representar a la empresa en la feria.
Mercado objetivo: Identificar el mercado objetivo al que se desea llegar y adaptar la estrategia en consecuencia.
Capacidad de producción y suministro: Evaluar la capacidad de producción y suministro de la empresa para asegurarse de poder cumplir con la demanda generada en la feria.
Determinar el espacio del stand: Definir el tamaño y diseño del stand de acuerdo con los objetivos y necesidades de la empresa.

Publicidad y promoción: Elaborar material promocional y realizar avisos en medios de difusión para dar a conocer la participación en la feria tanto a clientes habituales como potenciales.
Contactar con clientes potenciales: Crear una base de datos de clientes potenciales en el mercado objetivo y establecer contacto con ellos antes de la feria[3].
Participar activamente durante la feria: Durante la feria, es importante aprovechar al máximo la oportunidad de interactuar con los visitantes y otros expositores. Algunas recomendaciones incluyen:

Atención al cliente: Brindar una atención amable y profesional a los visitantes del stand, responder a sus preguntas y proporcionar información sobre los productos o servicios de la empresa.
Networking: Aprovechar la feria para establecer contactos y ampliar la red de contactos profesionales.
Seguimiento: Tomar nota de los contactos realizados durante la feria y hacer un seguimiento posterior para mantener el contacto y convertirlos en clientes potenciales.

Evaluar los resultados: Después de la feria, es importante evaluar los resultados obtenidos y analizar si se alcanzaron los objetivos establecidos. Esto permitirá identificar áreas de mejora y ajustar la estrategia para futuras ferias.

Recuerda que cada feria internacional es única y puede requerir adaptaciones específicas. Estos consejos generales pueden servir como punto de partida para prepararse y sacar rentabilidad de una feria internacional.