Esta es la pregunta crucial en las pymes. Un dilema para directores comerciales, un reto para muchas empresas, una amenaza para (cada vez menos) comerciales: Excel o CRM, CRM o Excel.

¿Conocéis la expresión «Lo que te ha traído hasta aquí, no tiene porqué llevarte hasta allá «? Pues vale, en principio, parece que Excel funciona. Si quizás a corto plazo puede incluso ahorrarte algún dinero…que probablemente luego pierdes con la misma velocidad debido a su poca eficacia y al tiempo perdido.

Aunque una hoja de cálculo de Excel puede ser práctica, a mi ver se le exige demasiado para aplicaciones como gestión de clientes, facturación y creación de listas de artículos.

Es común a todos,  en cuanto la empresa comienza a crecer, también crece la necesidad de herramientas más escalables.

Excel es genial, pero como hoja de cálculo.

Hay que tener claro que Excel no ha sido diseñada como herramienta CRM. Por supuesto puedes introducir fácilmente datos de clientes o contactos en Excel, pero eso es todo. ¿Quiénes son tus clientes? ¿Qué sabes acerca de su perfil? ¿Cómo son de importantes para tu empresa? Esta información, que te permitiría cumplir mejor con las necesidades de tus clientes y obtener mejores resultados de ventas, no te la puede dar una hoja Excel, simplemente es imposible extraerla.

Excel por supuesto tiene varias ventajas. Es fácil de usar, la mayoría de gente lo conoce y todos los datos están en una sola página. No es una coincidencia que Excel sea un puntal fijo del paquete MS Office.

El tiempo es oro

Excel se puede usar para muchas cosas, pero tienes una limitación, que hay que hacerlo todo manualmente: hay que introducir todos los datos que quieras almacenar en una hoja de cálculo. Introducir y actualizar datos de clientes es una tarea que consume muchísimo tiempo. Y no está exenta de riesgo, los inevitables errores humanos.

Gestionar los contactos comerciales en Excel no es lo único que consume tiempo. Si ademas de los contactos quieres visualizar tus resultados de ventas en una estadística útil, más te vale ponerte a trabajar: selecciona los datos adecuados, crea filas y columnas, dibuja un gráfico y selecciona un formato. ¿Prefieres un gráfico de barras o un bonito gráfico circular?

Lo mismo pasa por si creas facturas en Excel, ya sabes que tienes que introducir tú mismo la fórmula correcta, no hay ningún tipo de automatización.

La capacidad de generar entornos colaborativos en Excel también es bastante limitada. Por supuesto, puedes compartir archivos de Excel, ¿pero colaborar en tiempo real? Imposible. Excel no permite que varios usuarios estén trabajando en la misma hoja de cálculo al mismo tiempo. En otras palabras, si necesitas acceder urgentemente a un archivo en el que está trabajando uno de tus colegas, tienes que quedarte de brazos cruzados y esperar tu turno. O crear otra copia, pero luego no se te puede olvidar unir esas copias.

La era del cliente

Forrester Research, en su informe la Era del cliente comenzó en 2010, lo que significa que  la satisfacción del cliente se tiene que convertir en el objetivo de todas las estrategias y operaciones comerciales.

Conforme va creciendo tu empresa y aumentan las relaciones con tus clientes, la hoja Excel empieza a ser insuficiente. Por ejemplo, Excel no te ayudará a identificar las oportunidades de crecimiento de ventas de un cliente determinado ni sobre cuándo deberías hacerle una llamada de seguimiento. En la era de las relaciones con los clientes, esto significa perder muchísimas oportunidades.

Excel frente a un CRM

tabla comparativa entre el uso de Excel (EXL) y un sistema de Gestión de Relaciones con Clientes (CRM):

Característica	Excel (Excelente)	CRM (Gestión de Relaciones con Clientes)
Propósito principal	Análisis de datos, almacenamiento de información.	Gestión de relaciones con clientes y seguimiento de ventas.
Facilidad de uso	Intuitivo, fácil de aprender para la mayoría de usuarios.	Requiere formación, aunque muchos CRM son amigables.
Automatización	Limitada, depende de macros y fórmulas.	Alta, permite la automatización de tareas repetitivas.
Colaboración	Pocas funciones para trabajar en equipo.	Integración colaborativa, con múltiples usuarios.
Escalabilidad	Limitada, adecuada para pequeñas bases de datos.	Alta, adecuada para empresas de todos los tamaños.
Personalización	Limitada a las funciones disponibles y macros.	Amplia, permite personalizar flujos de trabajo, campos, etc.
Accesibilidad	Solo local (a menos que esté en la nube).	Accesible desde cualquier dispositivo conectado a la web.
Integración con otras herramientas	Limitada, necesita adaptaciones manuales.	Amplia, se integra fácilmente con otras plataformas como correo electrónico, redes sociales, etc.
Gestión de clientes	No diseñadas para ello, las estructuras requieren manuales.	Especialmente diseñado para gestionar relaciones con clientes y su historial.
Análisis de datos	Potente en términos de análisis de datos, gráficos y cálculos.	Análisis más enfocado a la gestión de clientes y ventas.
Costo	Bajo, especialmente si ya se tiene la licencia de Office.	Varia segn la solucin, desde opciones gratuitas hasta costosas.
Seguridad	Depende de las configuraciones y almacenamiento local.	Generalmente más robusta, con seguridad y control de acceso.

Esta tabla resalta las principales diferencias en términos de propósito, funcionalidad y ventajas de cada herramienta. Excel es una excelente opción para tareas de análisis de datos y administración básica, pero un CRM es más adecuado para gestionar relaciones con clientes y automatizar procesos de ventas y marketing a mayor escala.

Ventajas adicionales de CRM

Las aplicaciones CRM funcionan como una base de datos de clientes central y están hechas para la comunicación y marketing. Además, las aplicaciones CRM permiten registrar todas las interacciones entre tu empresa y sus clientes en una única base de datos. Como empresa, puedes recopilar datos de cada cliente y cumplir mejor con sus necesidades individuales. Esto te permite un enfoque más personal basado en los deseos de ese cliente particular.

Las aplicaciones CRM te permiten gestionar tus posibles nuevos clientes de una forma más eficaz y seguir el proceso de venta de forma fluida, sencilla y económica. En cualquier momento, en cualquier lugar, tienes los datos adecuados a tu disposición para tomar decisiones estratégicas bien pensadas.

Ah, sí, también es posible importar fácilmente datos desde tus archivos Excel.

¿Por qué deberías escoger una aplicación CRM?

¿De verdad quieres seguir haciendo algo porque es lo que siempre has hecho en el pasado? El cambio nunca es fácil, pero es la clave del crecimiento, éxito y progreso. Elegir una herramienta de CRM puede suponer un gran salto adelante en dicho proceso de crecimiento.

Con una buena estrategia de CRM y una buena herramienta adaptada a tu empresa, obtendrás información valiosa referente a los deseos y preferencias de tus clientes, ya que los datos de los clientes y cualquier forma de comunicación con los mismos se almacena en una única base de datos. Esto te permite centrarte en satisfacer a tus clientes y en colaborar de forma más eficaz, dándote tiempo para registrar los problemas que se producen con más frecuencia y para realizar análisis globales. Las aplicaciones CRM automatizan tus tareas administrativas, con lo que tu equipo ahorran un tiempo precioso que pueden emplear en tareas más importantes y rentables.

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