Excel es una herramienta muy potente para trabajar con datos, hacer cálculos automáticos, análisis, informes, etc. Lo que la hace realmente útil son sus fórmulas y funciones: reglas que permiten procesar los datos según criterios que tú defines.
Aquí te explico no solo qué son y cómo se usan, sino también algunas de las funciones clave que debes conocer, ejemplos prácticos, consejos para evitar errores, y cómo combinarlas para sacarles el máximo partido.
¿Qué es una fórmula? ¿Y una función?
- Fórmula: Es una expresión que empieza con
=y puede combinar operadores aritméticos (+, –, *, /), referencias a celdas, constantes, e incluso otras funciones. Por ejemplo:=A1 + A2 * 3 - Función: Es un cálculo predefinido por Excel que realiza tareas comunes sin tener que escribir toda la lógica. Por ejemplo
SUMA(),SI(),BUSCARV(). Las funciones requieren uno o varios argumentos.
Tipos principales de funciones
Dependiendo de lo que necesites hacer, hay categorías que se usan más en distintos contextos:
- Matemáticas: sumar, restar, máximos/mínimos, redondeos, etc.
- Estadísticas: promedios, contar, percentiles, desviaciones.
- Lógicas: evaluaciones tipo verdadero/falso, condiciones, errores.
- Búsqueda y referencia: encontrar datos en tablas, índices, referencias dinámicas.
- Texto: unir texto, extraer partes, convertir mayúsculas/minúsculas, longitud.
- Fecha y hora: calcular diferencias, hoy, ahora, días, meses, años.
- Funciones condicionales y de suma/cuenta con criterios: SUMAR.SI, CONTAR.SI, etc.
Funciones que deberías saber sí o sí
Aquí van algunas funciones que te serán muy útiles en muchos escenarios, con ejemplos prácticos.
| Función | ¿Qué hace? | Sintaxis básica / Ejemplo | Cuándo usarla |
|---|---|---|---|
| SUMA | Suma todos los valores de un rango de celdas | =SUMA(A1:A10) | Cuando necesitas agregar varias celdas numéricas. |
| PROMEDIO | Obtiene la media aritmética | =PROMEDIO(B1:B10) | Para medir valores típicos (ventas medias, valor medio, etc.). |
| MAX / MIN | Devuelve el valor máximo o mínimo en un rango | =MAX(C1:C10), =MIN(C1:C10) | Para encontrar extremos, comparar rangos. |
| SI | Permite hacer condiciones: si cumple algo, hacer esto, sino hacer aquello | =SI(A1>100, "Alta", "Baja") | Decisiones automáticas, categorizar datos. |
| SUMAR.SI | Suma valores si cumplen un criterio | =SUMAR.SI(A1:A10, ">50", B1:B10) | Cuando solo quieres sumar los que cumplen una condición. (Soporte de Microsoft) |
| SUMAR.SI.CONJUNTO | Igual que SUMAR.SI, pero con varios criterios | =SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma, rango_criterio1, criterio1, rango_criterio2, criterio2, ...) | Para filtrar por varios criterios, como fecha + categoría. (Soporte de Microsoft) |
| CONTAR.SI / CONTAR.SI.CONJUNTO | Cuenta cuántas celdas cumplen uno o varios criterios | Ej: =CONTAR.SI(A1:A10, "Manzanas"), =CONTAR.SI.CONJUNTO(...) | Para analizar frecuencia, conteos condicionales. |
| BUSCARV | Busca un valor en la primera columna de un rango y devuelve un valor de otra columna de la misma fila | =BUSCARV(valor_buscado, tabla, columna_devuelta, FALSO) | Cuando tienes tablas grandes y necesitas traer datos asociados. |
| ÍNDICE + COINCIDIR | Alternativa flexible a BUSCARV / BUSCARH | =ÍNDICE(rango_devuelto; COINCIDIR(valor; rango_búsqueda;0)) | Cuando las tablas no están orientadas para BUSCARV, o necesitas mayor control. |
| REDONDEAR | Redondea un número a cierto número de decimales | =REDONDEAR(A1,2) | Para presentar datos con decimales controlados. |
| TEXTO | Convierte valores numéricos a texto con formato o cambia formato de fecha, etc. | =TEXTO(fecha, "DD/MM/AAAA") | Cuando necesitas presentar datos con formatos específicos. |
| AHORA / HOY | Devuelven la fecha/hora actual | =HOY(), =AHORA() | Para informes que necesitan fecha de actualización, plazos, etc. |
Consejos útiles y errores comunes
- Referencias relativas vs absolutas:
- Relativa (A1) se desplaza cuando copias la fórmula.
- Absoluta ($A$1) no cambia al copiar.
- Mixta ($A1, A$1, etc.) puede fijar sólo fila o columna.
- Orden de operaciones: Excel respeta la jerarquía: primero paréntesis, luego multiplicación/división, finalmente suma/resta.
- Evitar errores por rangos desalineados: si usas un rango para los criterios y otro para sumar, asegúrate de que tienen la misma dimensión.
- Manejo de errores: funciones como
SI.ERROR()te permiten capturar errores (por ejemplo divisiones por cero) y poner un valor alternativo. - Comodines en criterios de texto: puedes usar
*para cualquier secuencia de caracteres o?para un carácter, etc.
Tabla resumen de fórmulas / funciones clave
Aquí tienes una tabla que resume las funciones más usadas: su propósito, sintaxis básica, ejemplos típicos y posibles alternativas.
| Función / Fórmula | Propósito | Sintaxis básica | Ejemplo concreto | Alternativas / Notas |
|---|---|---|---|---|
SUMA(rango) | Sumar todos los valores de un rango | =SUMA(A1:A10) | Sumar ventas mensuales | − |
PROMEDIO(rango) | Obtener promedio de valores numéricos | =PROMEDIO(B1:B10) | Media de calificaciones | − |
MAX(rango) / MIN(rango) | Obtener valor máximo o mínimo | =MAX(C1:C10) | El mayor gasto de la semana | − |
SI(condición, valor_si_verdadero, valor_si_falso) | Condicional simple | =SI(A1>100, "Alto", "Bajo") | Clasificar clientes según compra | Anidar varios SI o usar SI.CONJUNTO |
SUMAR.SI(rango; criterio; [rango_suma]) | Sumar celdas que cumplen un criterio | =SUMAR.SI(A1:A10, ">50", B1:B10) | Sumar ventas mayores a cierto monto | Usar SUMAR.SI.CONJUNTO si varios criterios |
SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; criterios...) | Sumar con múltiples criterios | =SUMAR.SI.CONJUNTO(C1:C10, A1:A10, ">100", B1:B10, "Fruta") | Sumar ventas de fruta mayores a 100 | − |
CONTAR.SI(rango; criterio) | Contar celdas que cumplen criterio | =CONTAR.SI(A1:A10, "Sí") | Contar respuestas afirmativas | Combinar con CONTAR.SI.CONJUNTO |
CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1, criterio1, rango2, criterio2, ...) | Contar con varios criterios | =CONTAR.SI.CONJUNTO(A1:A10, "Fruta", B1:B10, ">50") | Ver cuántas frutas se vendieron más de 50 unidades | − |
BUSCARV(valor, tabla, columna, [aproximado]) | Buscar verticalmente un valor en una tabla | =BUSCARV("Manzana", A2:C100, 3, FALSO) | Traer precio de un producto | Alternativa: ÍNDICE + COINCIDIR |
ÍNDICE(rango, fila, [columna]) + COINCIDIR(valor, rango_búsqueda, 0) | Más flexible que BUSCARV | =ÍNDICE(C2:C100, COINCIDIR("Manzana", A2:A100, 0)) | Buscar datos sin depender de la posición de las columnas | Muy útil en tablas que cambian de estructura |
REDONDEAR(número, num_decimales) | Controlar decimales | =REDONDEAR(A1, 2) | Presentar resultados financieros con dos decimales | También REDONDEAR.MAS y REDONDEAR.MENOS |
HOY() / AHORA() | Obtener fecha o fecha y hora actuales | =HOY() | Insertar fecha del informe automáticamente | AHORA incluye la hora además de la fecha |
TEXTO(valor, formato) | Formatear números, fechas como texto | =TEXTO(B2, "DD/MM/YYYY") | Mostrar fechas con formato específico | Útil para informes o concatenar texto + fecha |
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